Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis – Effizienz und Produktivität steigern

Hektik ist in der Zahnarztpraxis eher die Regel als eine Ausnahme. Ein effektives Zeitmanagement kann jedoch Abhilfe schaffen und die Produktivität steigern.

Stundenlange Wartezeiten, gestresste Mitarbeiter und genervte Patienten: In vielen Zahnarztpraxen sieht die Behandlung eher wie eine Abfertigung am Fließband aus. Kein Wunder, dass der Arbeitstag stressig beginnt und ebenso stressig endet. Für lohnende Ruhepausen bleibt da nur wenig Zeit – an einen pünktlichen Feierabend ist erst gar nicht zu denken. Fakt ist: In vielen Zahnarztpraxen geht es ziemlich turbulent zu – oft verursacht durch ein falsches Zeitmanagement. Mit ein paar Tricks kann der Arbeitstag jedoch spielend optimiert werden, um die Zufriedenheit auf beiden Seiten zu steigern. In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du entspannter arbeiten kannst.

Warum ein effektives Zeitmanagement wichtig ist

Zugegeben: In jeder Zahnarztpraxis gibt es Tage, an denen es etwas stressiger zugeht. Sobald der Stresspegel jedoch dauerhaft auf einem hohen Niveau ist, sollte das Praxisteam die Situation unbedingt ändern. Ein effektives Zeitmanagement kann dabei viele Vorteile haben. Es unterstützt Dich dabei,

• die Arbeit besser zu strukturieren,
• für jeden Patienten genügend Zeit zu haben, 
• eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu haben,
• stressfrei arbeiten zu können,
• pünktlich Feierabend zu haben,
• lohnende Pausen in den Arbeitstag zu integrieren, 
• die Produktivität zu steigern und somit effizienter zu arbeiten

Eine bessere Strukturierung überträgt sich unweigerlich auf den Patienten, der sich in einer stressfreien Umgebung deutlich entspannter und gut aufgehoben fühlt.

Übrigens: Ein gut strukturiertes Zeitmanagement kann einen weiteren Vorteil haben: Durch die verbesserte Einteilung wird die Arbeitszeit sinnvoll genutzt, anstatt sie zu verschwenden. Oft können durch die Zeitersparnis mehr Patienten behandelt werden, was wiederum zu einer besseren Wirtschaftlichkeit beitragen kann.

Deshalb gilt: Anstatt durch den Arbeitstag zu hetzen, ist es besser, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Prioritäten zu setzen. Dies gelingt nur mit einem effektiven Zeitmanagement, das sich in jeder Zahnarztpraxis praktisch umsetzen lässt.

Effektives Zeitmanagement richtig umsetzen mit diesen Tipps

1. Unbedingt Prioritäten schaffen
   
   Wenn Patienten auf ihren Termin zu lange warten müssen und die schlechte Stimmung des Praxisteams hautnah miterleben, kann es schlimmstenfalls passieren, dass sie sich eine andere Zahnarztpraxis suchen. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und wichtigen Dingen mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Dies kann zum Beispiel eine Patientin sein, die schon viel zu lange auf ihre neue Krone wartet. Auch schieben viele Zahnärzte den „Papierkram“ vor sich her, bis sich die Patientenakten stapeln.
   
   Effektives Zeitmanagement heißt, genau zu wissen, wie viel Zeit Du für die Behandlung oder andere Dinge benötigst. Selbst der Papierkram, den viele Zahnärzte entweder zwischendurch oder am Ende des Arbeitstages erledigen, kostet wertvolle Zeit, die Du in Deine Tagesplanung unbedingt einkalkulieren solltest.
   
   Ein Kalender ist deshalb ein absolutes Muss, um schon im Vorfeld genügend Zeit für die Behandlung (und andere Dinge) einzuplanen und sich somit nicht unnötig zu verzetteln. Ob ganz klassisch mit dem Stift oder digital: Wie Du die Termine planst, ist im Prinzip vollkommen egal. Wichtig ist nur, dass sie schriftlich festgehalten werden, um einen Überblick über die kommenden Arbeitstage zu haben.
   
   
2. Aufgaben delegieren
   
   Zahnärzte und zahnmedizinische Fachangestellte arbeiten in einem Team – das bedeutet, dass die Aufgaben klar verteilt sein sollten. Das Praxisteam sollte schon im Vorfeld wissen, wer für die Patientenplanung, den Empfang, die Assistenz oder die Buchhaltung zuständig ist. Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben und Stärken konzentrieren, was wiederum zur Steigerung der Produktivität beitragen kann. Zur besseren Absprache empfiehlt sich außerdem ein daily Meet-up.
   
   
3. Lieber jetzt als spät beginnen
   
   Sobald ein großer Berg Arbeit vor uns liegt, schieben wir die Aufgaben so lange vor uns her, bis sie irgendwann kaum zu schaffen sind. Aus diesem Grund solltest Du wichtige Aufgaben sofort beginnen – je eher, desto besser. Du brauchst zum Beispiel neue Geräte, Instrumente oder Materialien? Dann solltest Du die Bestellungen nicht allzu lange aufschieben oder den Termin mit dem Vertreter für Dentalprodukte möglichst zeitnah wahrnehmen, um Dich diesbezüglich beraten zu lassen. Hierbei unterstützen wir Dich sehr gern - schau in unseren Shop oder melde Dich bei uns und vereinbare einen Termin mit Daniel, Telefon: 0 61 81 - 36 96 - 250 - wir freuen uns, wenn wir Dir helfen können.
   
   
4. Produktivität steigern durch Aufgabenteilung
   
   In einer Zahnarztpraxis fällt oft viel Arbeit an. Allein die Abrechnung versetzt viele Zahnärzte regelmäßig in eine Krise. Ich empfehle Dir daher, große Aufgaben in viele kleine aufzuteilen, um die Arbeit leichter (und vor allem stressfreier) bewältigen zu können. Eine To-do-Liste kann zum Beispiel helfen, wichtige und weniger wichtige Aufgaben voneinander zu trennen und sie entsprechend der Priorität schrittweise abzuarbeiten. Wenn Du Dir für große Aufgaben oder Projekte jeden Tag ein bisschen Zeit nimmst, kommst Du wesentlich entspannter ans Ziel, anstatt den Berg Arbeit auf einmal zu bewältigen und dafür viel Zeit aufzuwenden.
   
   
5. Plane Pufferzeiten ein
   
   Wer in einer Zahnarztpraxis arbeitet, kennt das Problem, dass nicht immer alles nach Plan läuft, nur zu gut. Ein Beispiel: Bei einem Patienten soll eigentlich „nur“ ein Zahn extrahiert werden. Während der Behandlung bricht jedoch die poröse Krone ab, sodass die Extraktion aufwendiger ist als gedacht. Bei der Terminplanung kann es deshalb immer von Vorteil sein, schon im Vorfeld einen Puffer hinzuzurechnen. Mit einem strukturierten Zeitmanagement bleibt selbst in „Ausnahmesituationen“ genügend Zeit für eine ruhige und stressfreie Behandlung – vor allem, wenn sich unerwartet ein „Schmerzpatient“ ankündigt, der vorab nicht eingeplant war.
   
   
6. Zeitdiebe eliminieren
   
   Smartphone, E-Mails, Facebook oder Kaffeepause: Zeitdiebe lauern überall. Auch wenn wir schnell die E-Mails checken oder die neuesten Beiträge unseres Facebook-Accounts lesen wollen, rauben uns diese Angewohnheiten wertvolle Zeit, die letztendlich für wichtige Aufgaben fehlt. Du willst ein effektives Zeitmanagement? Dann solltest Du diese Zeitdiebe unbedingt aufspüren und eliminieren. Dadurch wirst Du Deine Produktivität steigern und Dich auf das Wesentliche konzentrieren können.
   
   
7. Mehrere Termine vereinbaren
   
   Routineuntersuchungen können mitunter weitere Behandlungen erfordern. Hier gilt: Bloß nicht in Hektik verfallen! Sofern es sich nicht um einen Notfall handelt, kannst Du Deine Patienten mit einem Folgetermin versorgen, um die Behandlungen aufzuteilen. Dies spart Zeit und trägt zur Minderung von Stress bei.
   
   
8. Online Termine vergeben
   
   Selbst in der Zahnarztpraxis ist die Digitalisierung nicht mehr aufzuhalten. Viele Patienten buchen ihre Termine daher lieber online als telefonisch. Aus diesem Grund gibt es immer mehr Zahnarztpraxen, die ein Online-System für die Terminvergabe nutzen. Dies spart oft wertvolle Zeit, die wiederum für die Behandlung oder andere Dinge genutzt werden kann.
   
   
9. Pausen einplanen
   
   Pausen sind in jedem Beruf notwendig – ganz gleich, ob es sich um die Notdurft, eine Trink- oder Essenspause handelt. Nur so kann das gesamte Praxisteam konzentriert arbeiten. Um das Zeitmanagement effektiver zu gestalten, können die Pausenzeiten aufgeteilt werden, indem die Mitarbeiter ihre Pause zum Beispiel zeitversetzt einnehmen.Mit unserem kostenlosen Newsletter bleibst Du immer auf dem Laufenden!

Fazit: Effektives Zeitmanagement – ein Gewinn für jede Zahnarztpraxis

Wird der Arbeitstag in einer Zahnarztpraxis einmal etwas genauer unter die Lupe genommen, fällt oft auf, wie unstrukturiert er eigentlich ist. Mit einem Zeitmanagement lässt sich dies schnell ändern, indem Schwachstellen aufgedeckt und wirksame Lösungen aufgezeigt werden. Das Praxisteam kann effektiver und strukturierter arbeiten und die Zeit sinnvoll einteilen und optimal nutzen. Durch zusätzliche Pufferzeiten können nicht eingeplante Behandlungen und „Notfälle“ leichter kompensiert werden, was nicht nur bei den Mitarbeitern, sondern auch bei den Patienten für Entspannung sorgt.